PofoWiki

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====== Datenkonvertierung PC <-> Portfolio ======

===== Vorweg =====

Immer wieder versuchen wir in der PofoInfo Themen auf zu greifen, die auch den unerfahrenen Lesern etwas nützen sollen. Gerade das ist leider für uns Profis nicht so einfach. Was für uns Routine ist, grenzt an Zauberei, wenn man den Portfolio noch nicht lange hat oder ihn generell nur zur Eingabe seiner Adressen genutzt hat. Daher heute eines der Themen, was grundsätzlich immer wieder eine Frage ist, am Telephon und in Briefen.

===== Die Datenportierung. =====


==== Grundlegendes ====

Der Portfolio hat einen sehr einfachen Texteditor. Dieser ist in der Lage ASCII Texte zu erzeugen, nach den Vereinbarungen der Konvention von jedem Rechner dieser Welt gelesen werden kann. Generell lasse ich hier absichtlich den Weg weg, wie man die Daten von einem Pofo auf einen anderen Computer bekommt. Sei es via Disk, Ramkarte oder Übertragung, wir gehen davon aus, der Text ist auf dem anderen Computer und später irgendwie auch wieder auf dem Pofo.

Die ASCII Tabelle beinhaltet grundsätzlich 128 Zeichen, die überall gleich sind. In diesen Zeichen sind die Buchstaben und Satzzeichen enthalten, keine Sonderzeichen, keine Graphikzeichen, eben nur Steuerzeichen, Buchstaben, Zahlen.

Die ersten 63 Zeichen der Tabelle dienen vornehmlich zur Steuerung des Textes, denn auch ein unsichtbares Zeichen CR (Wagenrücklauf) ist in der Tabelle verankert. Zudem stehen in der Tabelle auch Steuerzeichen für Cursorbewegungen und ähnliches. Ab der Nummer 64 geht es los mit dem @ und dann folgen die Großbuchstaben, dann die Kleinbuchstaben, die Zahlen. Ab dem Zeichen 128 gehen die Sonderzeichen los, in der auch die deutschen Umlaute darin enthalten sind. Rahmenzeichen, exotische Männchen, Symbole und dergleichen haben im großen und ganzen ihren festen Platz. Leider eben nicht immer. Vor allem die Umlaute können an verschiedenen Stellen liegen, was bei deutschen Texten nach der Portierung immer wieder zu seltsamen Gebilden in einem Text kommt.

Achtet man bei der Eingabe darauf, solche Dinge zu vermeiden, gibt es kaum Probleme. Erstellt man einen Text mit MS--Word (Version:was auch immer), dann speichert Word diesen Text in "seinem" Format ab. Dazu werden Formatierungen und unnötigen Wordballast mit gespeichert. Man kann allerdings mit dem Programm und allen mir bekannten Programmen ASCII Texte abspeichern.

Es spielt vorweg erklärt keine Rolle mit was sie auf dem großen Bruder arbeiten, achten sie nur auf den Export ASCII und alles wird viel einfacher als man es sich vorstellt.



==== Der Texteditor des Pofos ====

Der Editor des Pofos ist eine simple Anwendung, die einfachen ASCII Test erzeugt. Leider hat der Editor zwei kleine Fehler: 
  * Bei eingeschaltetem Zeilenumbruch wird ein Steuerzeichen eingefügt (LF) ein "weiches" Zeilenende. Dieses Zeichen wird von fast allen Importfunktionen als "hartes" Zeilenende interpretiert. 

  * Die Dateigröße ist auf 64 KB maximal beschränkt
Ersteres Problem bekommt man in den Griff, wie, dazu kommen wir noch, letzteres ist leider nicht zu lösen, denn auch ein aufgerüsteter Pofo mit 9GB Ram (Scherz) könnte nur einen Textblock von 64KB editieren. Die Größe ist im Programm festgelegt und das ist in einem ROMbaustein, der bekanntlich nicht geändert werden kann. Vielleicht schafft es einmal einer das Bios zu "Hacken" und es neu zu schreiben. Man könnte sicherlich so einiges verbessern, aber die Wahrscheinlichkeit ist gleich null.

Vorallem ich habe oft mit dieser Größe Probleme gehabt, da ich Geschichten schreibe die mitunter 200 KB groß werden konnten. Dazu mußte ich eben in Blöcken schreiben.

Abhilfe kann hier ein Programm schaffen, mit dem ich die Texte erstelle. Hyperlist kann Texte je nach Speicher erstellen und anzeigen. Leider verfügt es kaum über Editormöglichkeiten. E, der kleine Editor kann auch Texte fast beliebiger Größe erstellen und vor allem auch bearbeiten. Das tut es vor allem sehr schnell. Das Programm wurde in der letzten PI 1/99 vorgestellt.

Ob nun VDE, Edit, Qedit oder was es auch immer für Programme sein mögen, man muß sie auf den Pofo laden, sie nehmen Platz weg und sind nicht immer da.
Daher behandeln wir vorerst die Programme die der Pofo selbst hat.
{{ hilfe:tipps:exchanges:wordpad.jpg?300}}
Der Editor im Pofo kann Zeilen, die über den Bildschirmrand gehen automatisch umbrechen. Ein Vorteil der für die Übersicht unabdingbar ist. Stellt man diesen Umbruch nun ab, dann stellt die Konvertierung kein Problem da. Man kann die Texte sofort ohne Einschränkungen mit dem PC oder Atari lesen und bearbeiten.
Gerade der Umbrauch ist aber das kritische, weil nun bei dem Import in MS--Word z.B. jede Zeile mit einem Return beendet wurde und bei 40 Zeichen sieht das auf einem 17" Monitor schon etwas klein geraten aus.

Nun hat man die Datei erst mal auf dem PC, dann gibt es ein Tool, was wir schon einmal in der PI 1/98 Seite 42 vorgestellt hatten. PortMan. Dieses Programm kann die "weichen" Returns aus dem importierten Text entfernen und fertig. Schon lassen sich die Dateien auch auf dem PC lesen.

Was bei einigen Systemen dennoch vorkommen kann, ist eine falsche Darstellung der Sonderzeichen. Das liegt an den Importfiltern der Programme. Leider interpretieren viele Programme anhand der Endung eines Files die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Dokumententype. Um das zu umgehen verwende ich eine todsichere Methode: 
  * Benennen sie das File in .txx oder ähnliches um. Dann öffnen sie unter Windows das Programm Wordpad. Ein einfacher Wordclone mit wenigen Funktionen, der das Write erlöst hat. 
  * Klicken sie auf Datei öffnen und wählen sie bei Typ den Eintrag "Textdokumente MS--DOS basierend" oder "Unicode ..." Dann können sie ihre erfundene Endung eingeben "*.txx" Sie sehen dann nur Dateien, mit dieser Endung. 
  * Wählen sie die Datei aus und öffnen sie ² fertig.

Beim Export gestaltet sich das alles einfacher. Verwenden sie immer reinen ASCII Text, denn der Pofo kann mit dem recht gängigen RTF Format nichts anfangen. Die Dateien dürfen aber nur maximal 65 KB Größe haben. Der Pofo lädt die Datei zwar, aber er zeigt nur 64 KB an 
Wenn das Windows Programm Portman zu groß ist, der kann sich mit Tools helfen, die auch auf dem Pofo laufen: **"Textcon"** und **"Portwp"** machen diese Arbeit sehr gut. Die werden in einer Commandozeile eingegeben und verichten ihre Arbeit lautlos ohne Aufsehen ... sie entfernen die "weichen" Zeilenvorschübe, nicht jedoch die von Ihnen eingegeben Absätze.
Beide Programme sind auf der FIXME Clubdisk im Ordner Software.

Ist nun eine Datei nicht größer als 64 KB dann konvertiert der Pofo diese Datei bei eingeschaltetem Zeilenumbruch automatisch in sein Format. Texte, die also einmal auf dem Pofo gespeichert wurden müssen wieder konvertiert werden.

Pfiffige Programmierer, so wie Torsten Häßler, haben sich natürlich selbst ein Tool geschrieben, was diese Konvertierungensaufgaben macht. Wer also Lust hat, kann sich gerne etwas Zeit nehmen und ein Tool schreiben, was mit einer kleinen Dateiauswahlmaske arbeitet und etwas komfortabler ist.


==== Die Tabellenkalkulation ====

Damals, als ich meinen ersten PC hatte, hatte jeder Lotus123. Dieses Spreadsheet Programm hatte alles, was man - damals ² gebrauchte. Damals war 1992 und heute ist 1999. Erstellt man heute mit Excel Tabellen, dann hat man komplizierte Formeln, automatische Eingaben, statistische Auswertungen und vieles mehr. Alleine der graphische Aufwand, den das Programm mitliefert ist enorm ² und auf einem Pofo nicht zu gebrauchen.

Wer eine einfache Kostenrechung macht mit Addition, Subtraktion, Summenwert, Durchschnitt und eben solchen simplen Rechenarten, der hat es leicht. Die eingebaute Kalkulation ist extrem flexibel und wertet mit vielen brauchbaren Operationen auf.

Erstellt man nun eine Tabelle im Pofo, so kann diese ohne weiteres in Excel eingelesen werden. Auch Lotus123 macht keine Probleme. 
Im umgekehrten Fall muß man sehr vorsichtig sein. Man sollte vor der Eingabe einer Tabelle darauf achten, daß sie eindimensional ist. Auch wenn es machbar ist ² der Pofo kann es nicht verarbeiten. Man darf also nur einzelne Tabellen erstellen. Danach sollte man auf dem Pofo einige Versuche starten und sehen, welche Formeln denn auch laufen. Manchmal ist eine lange und komplizierte Formeleingabe einer einfachen Lösung aus der Formelvielfalt der großen Programme vorzuziehen.
Der Export aus einer Tabelle von Excel oder Lotus gestaltet sich denkbar einfach. Man speichert die Tabelle als WKS File, wenn möglich in einer Version der ersten Tabellenprogramme.
Das war es auch schon.
Wer einmal wissen will welche Funktionen so ein Pofo hat, der kann mit F1 und Hilfe und Funktionen sich einen Überblick verschaffen.
Es sind eine Menge.


==== Adressen ====

Nun, das Adressenfile oder die kleine Datenbank des Pofos ist sehr einfach aufgebaut und auch ein simples ASCII File. Die Anwendung sortiert nach der ersten Zeile eines Datensatzes (Adresse) in der nun üblicherweise der Nachname steht, gefolgt von der Telephonnummer, die gewählt werden kann, wenn sie in der ersten Zeile steht.
Was dann kommt ist frei. Die Anzahl der Datensätze ist nur begrenzt durch die Dateigröße 64Kb, wie immer bei den internen Applikationen.
Will man nun eine Adreßdatenbank abgleichen, so ist das zuerst eine Frage der Eingabe der Daten. Halte ich mich streng an eine bestimmte Maske, die sich selbst eingeben kann, dann ist es später beim Import in eine Adreßdatenbank einfacher. 
Viele der Programme unterstützen einen ASCII Import nach einem bestimmten Muster. In diesem Muster sollten die einzelnen Datenfelder mit einem Komma "," oder einen Semikolon ";" getrennt sein.
Wem es gefällt, der kann nach jedem Datenfeld ein Komma setzen: 
   Michael, Schröder, 06356,6161,
   Poststr. 16b,
   67316, Carlsberg,
Würde so jeder Datensatz aussehen, dann könnten die Adressen von Lotus Organzier oder Outlook oder Sheduler oder was ach immer eingelesen werden. Nun macht das keiner. Schon alleine der Export ist denkbar schwieriger, weil Programme nur selten die Daten so flexibel exportieren. Hier kann ich nur eines der zahlreichen Programme empfehlen, die mit den Dateien des Pofos umgehen können.
  * Portcard,
  * Portbook und 
  * Xarion auf den Atari.
Alles andere ist eine Hand zu Fußlösung mit Kompromissen auf beiden Seiten. Es wird auf die Dauer nur nervig.
Das selbe gilt auch für die Termine. Zwar bietet hier Portman eine Möglichkeit Dateien zu erzeugen, für verständlicherweise ältere Anwendungen auf den Desktoprechnern, aber teilweise unterstützen die Programme diese Formate nicht mehr oder nicht richtig. (Beispiel *.cvs was von Lotus importiert werden kann) Auch hier gestaltet sich der Export um so schwieriger.
Handgeschriebene Lösungen sind immer noch die besten, wenn auch die kompliziertesten. Wer Lust hat kann die internen Applikationen komplett auf dem PC laufen lassen. Das ist nicht zeitgemäß aber der Export und Import fällt dabei völlig weg. Man muß nur regelmäßig die Dateien aktualisieren.
Ich persönlich halte es daher immer so: Meine Adressen werden einmal aus einer Komma getrennten Tabelle in eine kleine Datenbank importiert, dort als ADR Format abgespeichert. In meinen Fall ist das Phönix, die Datenbank auf den Atari.
Das geht gut, was sie an den Adressen der Clubmitglieder auf der Disk sehen können. So erzeuge ich auch die Artikel.adr, und noch andere Dateien, die mir mit dem Pofo die Möglichkeit schaffen auch mobil die Daten zu haben.

===== Zum Schluss =====

Soweit zur Konvertierung. Ich hoffe ich habe etwas Klarheit in die Konvertierung gebracht, wenn gleich man sagen muß, daß es immer wieder gute Einzellösungen gibt, die jeder in seinem System gut realisert hat. Ich bin mir sicher, der eine oder ander hat in der letzten Zeit Lösungen gefunden, die besser sind als meine hier vorgestellten. Also wenn, dann hoffe ich, wir bekommen sie einmal zu sehen. ich würde mich freuen und alle Mitglieder und PofoInfo Leser auch.

 --- //[[michael.schroeder@portfolioclub.de|Michael Schröder]] 1999//